Employee Self Service-Portal (ESS) | Mitarbeiterportal | GFOS (2024)

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Binden Sie Ihre Belegschaft mit einem Employee-Self-Service-Portal aktiv in HR-Prozesse ein. Damit erledigen diese ihre administrativen Aufgaben zum Workforce- und Zeitmanagement selbst. Angefangen bei Zeitkorrekturen, über Homeoffice, Dienstreisen, Urlaubs-/Seminarbuchungen, Stammdatenänderungen und vieles mehr: Unsere HR-Self-Service-Lösung kann die Eigenverantwortung steigern und Ihre Führungskräfte und Personalabteilung bei Routineaufgaben entlasten.

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  • 01 Main Features
  • 02 Ihre Vorteile
  • 03 In der Anwendung
  • 04 Weitere Features
  • 05 Alle Features
  • 06 Success Storys
  • 07 FAQ

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GFOS > Unternehmenssoftware > GFOS.Workforce Management > Employee-Self-Service-Portal

Main Features

HR-Self-Service-Portal entlastet Mitarbeitende und Vorgesetzte

Die ESS-Software von GFOS gibt Ihnen die Möglichkeit, vergleichsweise zeitintensive Verwaltungsaufgaben wie die Zeitwirtschaft, Genehmigungsprozesse, Datenpflege, Antragswesen und vieles mehr auf sichere und komplett digitale Art und Weise an Mitarbeitende und Vorgesetzte zu übergeben. Diese können somit administrative Aufgaben selbst anstoßen und erhalten mehr Arbeitszeitautonomie, was sich positiv auf die Motivation innerhalb der Belegschaft auswirkt.

Der Umstieg auf ein flexibel nutzbares Employee-Self-Service-Portal ist ein Schritt Richtung Nachhaltigkeit und Effizienz. Wickeln Sie Prozesse komplett papierlos ab und profitieren Sie von der Zeit-/Kostenersparnis und somit der Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Ein Zugriff auf das ESS-Programm erfolgt bequem über das Intranet via Browser, per mobilem Device oder per App - unabhängig von Ort und Uhrzeit.

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Genehmigungsstrukturen, Berechtigungen und Workflows lassen sich einfach im System hinterlegen. Damit greifen Personen nur auf die Informationen zu, für die sie auch eine Freigabe haben. Ein reibungsloser Informationsfluss entsteht durch die Möglichkeit, für diverse Szenarien eigene Prozesse zu definieren. Von der Antragstellung über die Bearbeitung bis zur Genehmigung und Benachrichtigung des Mitarbeitenden kann das System alle Bereiche abbilden.

Mit diesen vollständig digitalisierten Abläufen ist unser Mitarbeiter-Self-Service-Portal intuitiv in der Nutzung und sichert das komplette Antragswesen ab, da kein Antrag mehr verloren geht oder liegen bleibt. Neben den Mitarbeitenden profitieren gleichzeitig auch deren Vorgesetzte und das Management von der Leistungsfähigkeit der Software. Anhand der hinterlegten und gepflegten Berechtigungen können informative Reports erstellt werden – zusätzlich zur Steigerung der Prozesseffizienz im Unternehmen. Gerne informieren wir Sie hierzu persönlich im Detail.

Diese Kunden setzen auf Workforce-Software von GFOS

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Ihre Vorteile

Die Vorteile der ESS-Software

Gesteigerte Transparenz

Verbessern Sie die Organisation sämtlicher HR- und Zeitmanagementprozesse in Ihrem Unternehmen. Über das Employee-Self-Service-Portal können Mitarbeitende, Vorgesetzte und Management wichtige Informationen einsehen und Anträge verfolgen.

Schnelle Prozesse

Schluss mit Routinetätigkeiten: Mit automatisierten Workflows gehören sich wiederholende Prozesse und Übertragungsfehler der Vergangenheit an.

Beschleunigte Kommunikation

Binden Sie alle Fachbereiche ein und vereinfachen Sie somit die Kommunikation zwischen mehreren Personen und Abteilungen mit klarem Aufgabenmanagement.

Zeit- und ortsunabhängig

Die digitale Verfügbarkeit des HR-Self-Services ermöglicht den Zugriff auf wichtige Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort – auch international.

Papierlose Arbeit

Die Digitalisierung und Standardisierung der Verwaltungsprozesse macht Papieranträge für Ihre Organisation überflüssig – Sie sparen Zeit und schonen die Umwelt.

Mitarbeitermotivation

Binden Sie Mitarbeitende aktiv in Planungs- und Verwaltungsaufgaben ein: Das steigert die Motivation, hilft bei Entscheidungen und verbessert die digitale Serviceerfahrung.

Einsparpotentiale nutzen

Durch die reduzierten Aufwendungen zur Antragstellung und Genehmigung sowie die Steigerung der Transparenz werden erhebliche Einsparpotentiale erreicht.

In der Anwendung

Antragswesen HR-Self-Service benutzerfreundlicher machen

Die definierten Genehmigungshierarchien im System ermöglichen die Automatisierung einer Vielzahl administrativer Prozesse durch den Einsatz unseres Employee-Self-Service-Portals. Mitarbeitende können Anträge online einreichen und bei Bedarf auch wieder stornieren.

Dies umfasst zum Beispiel folgende Anträge:

  • Urlaub
  • Homeoffice / Mobiles Arbeiten
  • Mehrarbeit
  • Dienstreisen
  • Seminare
  • Sonderzeiten
  • Sonderschichten
  • Verfügbarkeitsanfragen
  • Personalstammänderungen

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Diese Anträge werden anschließend entsprechend der gewählten Einstellungen an die für die Genehmigung zuständigen Verantwortlichen oder ihre Vertretungen weitergeleitet. Die Bearbeitung bzw. Prüfung erfolgt direkt online über unsere HR-Self-Service-Lösung. Offene Anträge werden den Zuständigen angezeigt, sodass kein Antrag in Vergessenheit gerät.

  • Übersichtliche Darstellung von Anträgen im Dashboard und/oder der App
  • Abwesenheitskalender als Planungshilfe für Teams und Abteilungen
  • Direkte Verbuchung von Anträgen über die ESS-Software ohne separate manuelle Eingaben
  • Mail-Benachrichtigung über Genehmigung/Ablehnung
  • Detaillierte Vertretungsregelung zur automatisierten Weitergabe der Anträge, z.B. bei Abwesenheit des Vorgesetzten.

Dienst- und Schichtplanung mit Anbindung an das ESS-Programm

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Freiheit und Flexibilität in der Gestaltung ihrer Arbeitszeit. Unsere Employee-Self-Service-Softwareumfasst mehrere Tools, die es Mitarbeitenden ermöglichen, Arbeitszeiten sowie Dienst- und Schichtplanung zu koordinieren:

  • Schichttauschbörse zum Tausch von Schichten
  • Wunschbuch zum Eintragen bevorzugter Dienstzeiten
  • Wunschdienstplan zur autonomen Planung für die Mitarbeitenden
  • Verfügbarkeitsanfragen / Schicht-Doodle für die Mitarbeitenden bei Anfragen durch Planer

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Der Vorteil für Ihre Belegschaft: Individuelle Wünsche können gezielt in die Personalplanung einfließen und damit die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden verbessern. Auch werden ausgedruckte Aushänge überflüssig, da die Einsicht in den aktuellen Dienstplan jederzeit und überall digital möglich ist. Diese insgesamt verbesserte Kommunikation rund um die Schicht- und Dienstpläne schafft Transparenz, Planungssicherheit, bessere Nachvollziehbarkeit und spart Aufwendungen ein.

Neben den Abstimmungen der Mitarbeitenden untereinander können Vorgesetzte Verfügbarkeitsanfragen stellen, die Mitarbeitende über die ESS-Software ganz nach Bedarf und Interesse annehmen oder ablehnen können. Kommen entsprechende Änderungen in den Dienstplänen zustande, werden Planungsverantwortliche vom System automatisch über diese Änderungen informiert. Anschließend werden diese Änderungen über die Personaleinsatzplanung direkt eingeplant oder können manuell geändert werden.

Weitere Features

Smarte Workflows in Ihrem HR-Self-Service-Portal

Besucheranträge stellen

In Anbindung an die Zutrittssteuerung können Ihre Mitarbeitenden Besucher voranmelden und somit die benötigten Besucherscheine oder -ausweise unkompliziert beantragen.

Viele Reporting-Funktionen

Ob geleistete Arbeitsstunden im aktuellen Abrechnungszeitraum, Tagesabschlussprotokoll oder Anwesenheitsmonitoring: Management und Mitarbeitende können eine Vielzahl an Reports nutzen und exportieren.

Bildschirmerfassung

Mit der ESS-Software steht Ihrer Belegschaft eine integrierte Bildschirmerfassung zur Verfügung, die sie zusätzlich oder anstelle von Terminals, App und anderen Erfassungsmethoden nutzen können.

Alle Features

Die Funktionen unseres Employee-Self-Service-Portals

Zeit- und Personaldaten bearbeiten

Ihre Mitarbeitenden können berechtigte Personalinformationen selbst editieren, sodass Ihre HR-Abteilung entlastet wird.

Antragswesen digitalisieren

Urlaub, Fehlzeiten, Sonderzeiten und -schichten, Seminarbuchungen und alle Anträge bilden Sie mit unserer HR-Self-Service-Lösung in einem einzigen System ab.

Dienstwünsche und Tauschangebote

Binden Sie Mitarbeitende aktiv in Planungsprozesse ein: Wunschbücher und Schichttauschbörsen ermöglichen die Teilnahme an der Einsatzplanung.

Autonome Selbstplanung

Veröffentlichen Sie Bedarfe und erlauben Ihren Mitarbeitenden eine Selbstplanung im Wunschdienstplan. Das System stellt die gleichzeitige Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen sicher.

Reports erstellen

Urlaubsplanung, Resturlaub, Tageabschlussprotokoll und mehr stehen Ihren Mitarbeitenden und Führungskräften mit wenigen Klicks zur Verfügung.

Klare Berechtigungskonzepte

Sie stellen Berechtigungen im Vorfeld ein, sodass darauf basierende Workflows alles in die richtigen Wege leiten.

Anbindung der Zutrittskontrolle

Mitarbeitende nutzen die ESS-Software, um Besucher selbstständig anzumelden und die entsprechenden Besucherberechtigungen zu beantragen.

Success Storys

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    Die Krankenstatistik spielt eine zentrale Rolle für die Unternehmensplanung. Daraus leiten wir ab, welche Maßnahmen wir im Gesundheitsmanagement ergreifen wollen.

    Jasmin Holberg (Abteilungsleiterin im Personal- und Finanzwesen, Karl Finke)

  • Employee Self Service-Portal (ESS) | Mitarbeiterportal | GFOS (13)

    Es gibt Bereiche, die den Ansatz eines Kiosk-Systems für ihre Mitarbeitenden bevorzugen, und Bereiche, die die Antragstellung zentral über Schichtleiter mit der Funktion „Antrag für andere“ befürworten.

    Vanessa Weinert-Klein (Business Analyst HR/IT-Systeme, Marquardt)

  • Employee Self Service-Portal (ESS) | Mitarbeiterportal | GFOS (14)

    Die Transparenz ist gestiegen. Mitarbeitende können zu jedem Zeitpunkt ihr Zeitkonto einsehen und so Unter- sowie Überstunden frühzeitig erkennen und diesen entgegenwirken, sodass das System gerne von den Mitarbeitenden genutzt wird.

    Christoph Balster (Director Human Resources, Intrum)

Erfolge mit der ESS-Software von GFOS

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Feller AG

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IMS Gear SE & Co. KGaA

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Integralis Industriebuchbinderei, Lettershop und Fulfillment GmbH

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Internetstores GmbH

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Intrum Deutschland GmbH

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Karl Finke GmbH

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Marquardt GmbH

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Sennheiser electronic GmbH

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Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG

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Vilsa-Brunnen Otto Rodekohr GmbH

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Vollert Anlagenbau GmbH

FAQ

Was bedeutet Employee-Self-Service (ESS)?

Employee-Self-Service (ESS, dt.Mitarbeiterportal) stellt eine digitale Form der Personalverwaltungsprozesse dar. Damit können Mitarbeitende ihre persönlichen Informationen eigenständig verwalten, Anträge stellen oder stornieren, Saldenstände einsehen und sich über HR-Angelegenheiten informieren. Durch ein HR-Self-Service-Portal automatisieren Personalabteilungen Standardanfragen zu Urlaubssalden, Gleitzeitständen, etc.

Gleichzeitig werden Mitarbeitende damit in HR-Anliegen eingebunden, was zu mehr Selbstverantwortung und Motivation im Unternehmen führt. Auch Vorgesetzte profitieren von diesen Self-Service-Lösungen, da sie gleichzeitig und je nach Berechtigung Management-Funktionen aufweisen, die tägliche Analysen vereinfachen. Diverse Auswertungen, Genehmigungen, Verfügbarkeitsanfragen und vieles mehr stehen Vorgesetzten somit zur Verfügung.

Was sind die Systemanforderungen für die HR-Self-Services von GFOS?

Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.

Lässt sich die Workflow-Komponente von GFOS auch in der Cloud betreiben?

Ja, das komplette GFOS-Ökosystem ist in der Cloud verfügbar. Unsere GFOS knownCloud bietet Ihnen dafür die nötige Sicherheit mit Serverstandorten in Deutschland. Sie können die Lösung somit schneller in Ihrem Unternehmen implementieren und bei Bedarf skalieren.

Was sind die Vorteile von HR-Self-Services?

Für Mitarbeitende: eigenständige Information über Salden, Urlaubskonten, Reportings für die Steuererklärung (Homeoffice, Urlaubstage, Krankheitstage …), administrative Prozesse und Antragswesen selbst anstoßen, orts- und zeitunabhängige Nutzung erleichtert Remote-Work

Für Unternehmen: dezentrale Arbeit ermöglichen und auf geänderte Anforderungen auf dem Arbeitsmarkt eingehen, administrative Prozesse digitalisieren, automatisieren und beschleunigen, papierarmes und nachhaltiges Antragswesen, einfache Reportings mithilfe verschiedener Auswertungsprogramme erstellen

Darum lohnt sich die GFOS Software

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User: 3 Millionen

Im Durchschnitt nutzen 3 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit.

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Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.

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Länder: 30

Unsere Software ist in 30 Ländern im Einsatz und reduziert dort manuelle Arbeitsaufwände erheblich.

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Sprachen: 18

Lösungen von GFOS sind in 18 Sprachen verfügbar. Somit profitieren Sie von den internationalen Einsatzmöglichkeiten.

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Erfahrung: 35+ Jahre

Mit über 35 Jahren Erfolgsgeschichte und einem breiten Partnernetzwerk bieten wir branchenübergreifende Lösungen für Unternehmen aller Größen.

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Thorsten Karras
+49 (0)201 / 61 30 00
karras.thorsten@gfos.com

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